Artikelen
Laat je kandidaat niet nadenken (als dat niet nodig is)
Voorkom frustraties over je sollicitatieproces
Door Reimer te Velde
Jouw sollicitatieproces is voor kandidaten een reeks van acties en ervaringen. Sommige gaan bewust, andere onbewust en vrijwel automatisch. Maar verloopt een simpele handeling niet zoals verwacht, dan ontstaat er alsnog een bewuste ervaring – en dat is dan vaak een negatieve. Hoe irritant is het bijvoorbeeld wanneer een sollicitatieformulier vastloopt en opnieuw ingevuld moet worden. In dit blog lees je hoe je zulke (onnodige) negatieve ervaringen kunt voorkomen, en waarom dat zo belangrijk is.
Om die waaromvraag maar direct te beantwoorden: sinds de introductie van de peak-end-rule (Kahneman, 2000) weten we dat de herinnering aan een gebeurtenis veelal het gemiddelde is van (a) de meest indrukwekkende ervaring en (b) de ervaring op het einde – test het maar eens door terug te denken aan je laatste vakantie. Maar let wel: die piek- en eindervaring kunnen ook negatieve ervaringen zijn, en die kunnen óók veroorzaakt worden door simpele acties die in de soep lopen, zoals dat reactieformulier.
Ervaringen van je kandidaat ‘ontwerpen’
Maar wist je dat je ervaringen van kandidaten tot op zeker hoogte kunt ontwerpen, en dus in goede banen kunt leiden? De theorie van designing experiences (Rossman & Duerden, 2019) vertelt hoe. De wetenschappers onderscheiden vijf soorten ervaringen: van niet tot heel indrukwekkend. Moeiteloze (prosaic) ervaringen onderga je veelal onbewust, denk aan tandenpoetsen, veters strikken of inderdaad; dat formulier op je website invullen. De overige vier ervaringen vinden bewust plaats.
5 soorten ervaringen
Van niet tot heel indrukwekkend
- Prosaic: gaan op de automatische piloot
- Mindful: vragen denkwerk
- Memorable: blijven je bij omdat ze emoties oproepen
- Meaningful: leren je iets nieuws over jezelf of de wereld
- Transformational: hebben effect op wie je bent
Bron: Designing experiences (Rossman & Duerden, 2019).
Nu we weten welke soorten ervaringen er zijn, is het zaak te kijken hoe ze kunnen plaatsvinden tijdens een sollicitatieproces. Daar gaan we: prosaic (1) en mindful (2) ervaringen komen natuurlijk in elk sollicitatieproces voor; de ene actie doet de kandidaat immers automatisch, de andere vraagt om denkwerk. En memorabel (3) kan dat fijne kandidaatgesprek of dat verlossende telefoontje zijn. Kleiner is de kans op een meaningful ervaring (4), al is dat bij een verrassende uitslag van een assessment zeker mogelijk. Een tranformational ervaring (5) is levensveranderend en dus praktisch uitgesloten voor een sollicitatieproces.
Laat simpele acties geen bewuste ervaringen worden
Waar ik op wil inzoomen zijn de acties en ervaringen die het meest voorkomen in een sollicitatieproces en die je het gemakkelijkst ontwerpt: prosaic (onbewuste) en mindful (bewuste) ervaringen. Of beter gezegd: het voorkomen dat een simpele onbewuste actie onbedoeld een bewuste ervaring wordt. Want als je over simpele dingen ineens flink moet nadenken, dan heeft dat vaak frustraties tot gevolg. En zo’n negatieve piekervaring willen we nu juist voorkomen.
Hieronder gebeurtenissen die normaliter onbewust ervaren zouden worden, maar die door een fout of gebrek ineens bewust ervaren worden en voor frustratie zorgen bij je kandidaat:
- Het sollicitatieformulier op je website geeft een foutmelding, pikt enkel cv’s in pdf, of stelt onnodig veel velden verplicht.
- Er volgt geen bevestiging op een ingezonden sollicitatie of op een gemaakte afspraak voor een sollicitatiegesprek.
- De kandidaat wil parkeren, maar er is geen plaats vrij bij jullie kantoor.
- De kandidaat stapt de drempel over maar waant zich in niemandsland; geen baliemedewerker, geen contactpersoon, niks.
- Na jullie gesprek ontvangt de kandidaat geen bedankmailtje maar blijft het lange tijd stil.
Zo zie je maar hoe een onschuldige situatie ineens tot mentale inspanning en frustratie kan leiden bij een kandidaat. Zonde, want het is onnodig. In een eerder blog las je al hoe ‘als-dan-plannetjes’ je voorbereiden op negatieve gebeurtenissen in het sollicitatieproces.
Automatiseer waar het kan
Maar voorkomen is nog beter dan genezen, daarom een tweede advies: probeer zoveel mogelijk stappen in je sollicitatieproces te automatiseren of standaardiseren. Juist bij die simpele maar belangrijke acties (prosaic ervaringen) kan dat uitstekend. De kans dat de kandidaatbeleving in het rood schiet op deze punten wordt dan heel klein. Hieronder drie voorbeelden van slim automatiseren en afsluitend één van standaardiseren:
- Een herinneringsmailtje aan de recruiter, een dag voor een kandidaatgesprek, zodat deze zich niet kan vergissen in het tijdstip.
- Een mailtje aan de kandidaat, ongeveer een week voor het gesprek, waarin staat dat jullie naar het gesprek uitkijken, wie erbij zullen zijn en waar hij/zij het beste kan parkeren.
- Mailtjes die een ingezonden sollicitatie of afspraak bevestigen.
- Een sollicitatieformulier dat zo min mogelijk invulvelden bevat en alle documentsoorten pikt (niet alleen pdf).
Je basis om te pieken
Door waar het kan te automatiseren en standaardiseren, bouw je dus zekerheid in. De zekerheid dat simpele acties ook daadwerkelijk als moeiteloos ervaren worden door je kandidaat, zodat negatieve ervaringen met jouw sollicitatieproces uitblijven.
Alle negatieve ervaringen uitgebannen? Mooi, want dan kun je je concentreren op de positieve uitschieters van je proces – en dat is veel leuker! Want zoals de peak-end-rule voorschrijft: zonder negatieve ervaringen heb je slechts één positieve piekervaring plús een fijn einde nodig om een topindruk achter te laten bij je kandidaat. Veel plezier.
Peak Sheet: inspiratie voor piekervaringen
Op onze Peak Sheet vind je acht inspirerende piekmomenten in de klantreis van bekende bedrijven, inclusief een vertaling naar de werving- en selectiepraktijk. Raak geïnspireerd en verbeter vandaag nog jouw kandidaatbeleving.
Download gratis
Vragen? Of even sparren?
Tel: 06-53634291
Benieuwd waar wij deze informatie o.a. vandaan hebben?
Kahneman, Daniel (2000). “Experienced utility and objective happiness: a moment-based approach” (PDF). In Kahneman, Daniel; Tversky, Amos (eds.). Choices, Values and Frames (PDF). Cambridge University Press. p. 673. ISBN 978-0521627498. Archived from the original on 2014-11-23.
Rossman, J.R., & Duerden, M.D. (2019). Designing Experiences, Columbia University Press.
